privacy_statement

Disclaimer & Privacystatement Wageningse Mixed Hockey Club (hierna: "Statement”)

Deze disclaimer en statement is van toepassing op (het gebruik van) alle externe uitingen van de Wageningse MIxed HOCKEYCLUB ("WMHC”), waaronder de uitingen via de door de WMHC geëxploiteerde website, de door de WMHC verstuurde elektronische nieuwsbrieven en/of mailingen (hierna aangeduid als de "Nieuwsbrief”);

Disclaimer

Via de WMHC wordt algemene informatie verstrekt over de WMHC en haar activiteiten, sponsoren en leden. De betreffende informatie wordt door ons met zorg samengesteld, en wordt regelmatig gecontroleerd op juistheid en volledigheid. Ondanks deze zorg kan het voorkomen dat de informatie onvolledig of onjuist is. de WMHC kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de volledigheid, juistheid of actualiteit van de getoonde gegevens. de WMHC aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het niet goed functioneren van de website en voor eventuele schade en of consequenties door het ontstaan van het direct of indirect gebruik van deze website. Het is niet toegestaan om tekst of beeldmateriaal van deze website te gebruiken zonder voorafgaande toestemming van de WMHC.

PRIVACY STATEMENT

Algemeen

De uitingen van de WMHC zijn eigendom van en worden beheerd door de WMHC. Wij hechten waarde aan uw recht op privacy en wij dragen er zorg voor dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk en in overeenstemming met de geldende wetgeving op het gebied van gegevensbescherming, en specifiek de Algemene Verordening Gegevensbescherming, worden behandeld. Hieronder leggen wij uit hoe we uw persoonsgegevens verzamelen hoe en voor welke doeleinden we uw persoonsgegevens kunnen verwerken en aan wie uw persoonsgegevens doorgegeven kunnen worden. Verder bevat dit statement belangrijke informatie over uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij raden u daarom aan om dit Statement zorgvuldig door te lezen.

Persoonsgegevens

In het kader van onze activiteiten verzamelen wij persoonsgegevens van onze leden en sponsoren, bezoekers van onze website, ontvangers van onze nieuwsbrieven, deelnemers aan evenementen, personen die telefonisch contact met ons opnemen. Als persoonsgegevens gelden gegevens die kunnen worden gebruikt om de identiteit van een natuurlijk persoon te achterhalen.

Verwerking van persoonsgegevens

Wij kunnen op verschillende manieren informatie over u verzamelen: de WMHC maakt daarbij onderscheid tussen (1) persoonsgegevens die u actief aan ons verstrekt en (2) en persoonsgegevens die om – o.m. technische redenen – automatisch aan ons worden doorgegeven. Onder persoonsgegevens die u actief aan ons verstrekt zijn o.m. begrepen naam, contactgegevens, en andere gegevens die u aan ons heeft verstrekt. Bijvoorbeeld wanneer u zich aanmeldt voor proeflessen, als lid en wanneer u een formulier invult op onze website of telefonisch contact met ons opneemt. Daarnaast geldt dat bij het bezoeken van onze Website automatisch enkele (technische) gegevens door uw apparatuur aan onze computers worden verstrekt zoals het door u gebruikte IP-adres, het besturingssysteem, de gebruikte internetbrowser en in sommige gevallen de laatste internetpagina die u heeft bezocht.

Doeleinden en grondslagen verwerking

De WMHC verwerkt de persoonsgegevens op basis van vier grondslagen, namelijk hetzij 1) het gebruik van uw gegevens omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, hetzij 2) het gebruik van uw gegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of 3) op basis van uw toestemming en een vierde, 4) de gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting; om te kunnen voldoen aan juridische, fiscale of accounting vereisten. De persoonsgegevens die de WMHC verwerkt, worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:

• om met u in contact te kunnen treden;

• om u te informeren over activiteiten ;

• het analyseren en verbeteren van dienstverlening van de WMHC ;

• ter uitvoering van een lidmaatschap;

Het anderszins verwerken van uw persoonsgegevens geschiedt alleen voor zover u de WMHC daarvoor ondubbelzinnig toestemming heeft verleend. Die toestemming kan blijken uit het enkele feit dat u per e-mail of anderszins een vraag aan de WMHC stelt, waarbij de WMHC uw persoonsgegevens verwerkt in het kader van de beantwoording van de vraag.

Uitgangspunten voor de verzameling van persoonsgegevens

De WMHC past de volgende principes toe bij de verwerking van persoonsgegevens:

- Gegevens door u verstrekt zijn zo accuraat en actueel mogelijk. Wij verzoeken u daarom vriendelijk om ons op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen in uw persoonsgegevens (zoals een wijziging van uw contactgegevens);

- Gegevens worden door de WMHC verzameld op basis van de grondslagen en doeleinden zoals hierboven beschreven en als zodanig gebruikt;

- Gegevens die door de WMHC worden verwerkt zijn adequaat en relevant en niet bovenmatig in relatie tot de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

- Gegevens worden door de WMHC niet langer bewaard dan gepast of noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt of in verband met lokale wettelijke regelgeving. De bewaartermijnen van gegevens bij de WMHC variëren tussen 3 maanden en 7 jaar;

- Gegevens worden door de WMHC verzameld, gebruikt en bewaard in overeenstemming met de wettelijke rechten van de persoon.

Bewaartermijn van de gegevens

Uw persoonsgegevens worden niet langer opgeslagen dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld en verwerkt (zoals beschreven in het hoofdstuk Uitgangspunten voor de verzameling van persoonsgegeven, hierboven). Alleen indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of indien dit nodig is om onze belangen in rechte te verdedigen (bijvoorbeeld in geval van een geschil), zullen wij de persoonsgegevens voor langere perioden bewaren.

Meer informatie over de concrete bewaartermijnen, leest u in onderstaande tabel.

Persoonsgegevens	Bewaartermijn
Gegevens om een account aan te maken in LISA t.b.v. een lidmaatschap of proefabonnement	Maximaal 2 jaar na beëindiging Beveiliging persoonsgegevens en de regeling van datalekken

 

Beveiliging

De WMHC heeft samen met LISA technische en organisatorische maatregelen getroffen om de elektronische en handmatige verwerking van uw persoonlijke gegevens te beschermen en misbruik te voorkomen, onderhevig aan wettelijke regelgeving. Transmissies over het internet zijn echter nooit volledig te beveiligen of vrij van fouten. We nemen echter gepaste technische en organisatorische maatregelen, passend bij de risico’s op misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste publicatie, wijzigingen of vernietiging van persoonlijke gegevens en om uw persoonlijke gegevens te beschermen. Wij dragen er ook zorg voor dat derde partijen en gelieerde ondernemingen die persoonlijke gegevens verwerken namens de WMHC adequate beveiliging in acht nemen en werken volgens de hiervoor geldende wet- en regelgeving.

Datalekken

Gegevens worden door de WMHC bewaard in een cloud based beveiligd elektronisch informatie systeem dat toegankelijk is via beveiligde devices. Geschikte technische en fysieke maatregelen worden door de WMHC genomen ter voorkoming van onbevoegde toegang, verlies, vernietiging of beschadiging van gegevens door onbevoegde organisaties, openbaring of verwerking. Het gehanteerde informatie systeem is beveiligd ter voorkoming van het verlies, misbruik, onbevoegde toegang of openbaring, verandering of beschadiging van de informatie onder ons beheer. Indien het onverhoopt voorkomt dat de WMHC per ongeluk of opzettelijk uw persoonsgegevens verliest of dat uw persoonsgegevens in handen komen van derden die daartoe niet bevoegd zijn, dan is er sprake van een datalek. De Functionaris Gegevensbescherming van de WMHC zal dit datalek binnen 72 uur vanaf het moment dat de WMHC het datalek heeft ontdekt digitaal melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland. Gemeld zal worden: wat de aard is van de inbreuk, welke instanties of personen kunnen worden geraadpleegd om meer informatie te verkrijgen over de inbreuk, welke maatregelen worden aanbevolen om de negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken, wat de inbreuk mogelijk voor gevolgen heeft, welke maatregelen door de WMHC zijn genomen of voorstelt om deze gevolgen te verhelpen. Indien het lek een hoog risico betekent voor de persoon/personen in kwestie dan worden deze door de WMHC op de hoogte gesteld. Een datalek wordt door de WMHC intern ook gedocumenteerd in het ‘datalek register’ om er van te leren en maatregelen te kunnen treffen om een dergelijk datalek in de toekomst te kunnen voorkomen. We hebben de nodige administratieve, technische en organisatorische maatregelen getroffen om een veiligheidsniveau te waarborgen dat past bij de specifieke risico's die we hebben geïdentificeerd. Wij beschermen uw persoonsgegevens tegen vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot persoonsgegevens die worden verzonden, opgeslagen of anderszins verwerkt.

Verstrekking aan derden

Wij delen uw persoonsgegevens met een derde, zoals LILSA die wij contracteren. Wij delen uw persoonsgegevens binnen onze eigen organisatie. In het geval van LISA delen wij uw persoonsgegevens met een derde partij die zijn gevestigd in de Europese Economische Ruimte (EER). Vragen en rechten omtrent persoonsgegevens Indien u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door de WMHC, of indien u inzage wenst in, een wijziging of aanvulling, bezwaar wenst te maken tegen dan wel verwijdering wenst van uw persoonsgegevens dan kunt u contact met ons opnemen, [email protected] Om uw identiteit te controleren vragen wij om een kopie van uw identiteitskaart of rijbewijs mee te sturen. We raden u sterk aan om daarbij uw BSN-nummer en pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te zetten dat het om een kopie gaat. Dit doet u gemakkelijk via het bovenstaande emailadres. De kopie zullen wij na controle van uw identiteit direct vernietigen. Daarnaast hebt u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de verwerking van uw persoonsgegevens door de WMHC.

Deze Statement is gedateerd 25 mei 2018 de WMHC kan deze Statement aanpassen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd. de WMHC kan uw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in deze Statement. In dat geval zullen wij contact met u opnemen alvorens uw gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om u op de hoogte te stellen van de wijzigingen aan ons reglement voor de bescherming van persoonlijke gegevens en om u de kans te bieden gebruik van uw gegevens voor die doeleinden te weigeren. We raden je daarom aan om deze verklaring regelmatig te bekijken. Onze contactgegevens Vragen over dit Statement kunnen worden gericht aan het bestuur van de WMHC Hockeyclub.

Per post zijn we als volgt te bereiken:
WMHC, t.a.v. functionaris gegevensbescherming,
Postbus 529
6700 AM Wageningen